De zaal is geboekt. De sprekers hebben ja gezegd. De lunch is besteld en er ligt zelfs al een draaiboek. Dan stel ik de vraag die het bijna altijd even stil maakt aan tafel:
Wat moet er na afloop anders zijn?
Het blijft dan vaak een paar seconden stil. Iemand zegt “nou, dat mensen geïnformeerd zijn”. Een ander zegt “dat het een leuke dag wordt”. Allebei waar, en allebei veel te vaag om een goed programma op te bouwen.
Een datum is geen doel
De meeste bijeenkomsten beginnen bij een aanleiding. We doen het elk jaar. Er ligt een nieuwe visie. Het team heeft een rotjaar achter de rug. Er moet iets gebeuren, dus er komt een datum, en die datum moet gevuld worden.
Zo krijg je een programma dat vooral uit onderdelen bestaat: een opening, een spreker, een workshopronde, een borrel. Het wordt een prima dag, iedereen gaat tevreden naar huis, en op maandag verandert er helemaal niks.
Dat is zonde van de tijd, het geld en de energie van al die mensen in de zaal.
Stel de maandagvraag
Daarom begin ik altijd bij het eind. Met één vraag:
Wat zeggen, denken of doen mensen op maandagochtend anders dan vóór jouw bijeenkomst?
Die vraag dwingt je concreet te worden. “Mensen informeren” wordt dan bijvoorbeeld: bewoners weten waar ze terecht kunnen met hun zorgen en hebben het gevoel dat de gemeente echt luistert. “Een leuke teamdag” wordt: collega’s weten van elkaar waar ze goed in zijn en durven elkaar vaker om hulp te vragen.
Zie je het verschil? Met het eerste kun je weinig. Met het tweede kun je een dag ontwerpen.
Hoofd, hart of handen?
Een handig hulpmiddel is om te kiezen waar het zwaartepunt ligt.
- Hoofd: mensen moeten iets weten of begrijpen. Denk aan een informatieavond of een raadsbijeenkomst over een complex dossier.
- Hart: mensen moeten iets voelen. Vertrouwen, trots, verbinding. Denk aan een teamdag na een reorganisatie.
- Handen: mensen moeten iets gaan doen. Denk aan een startbijeenkomst van een project of een sessie waar afspraken uit moeten komen.
Natuurlijk zit er in elke bijeenkomst een beetje van alle drie. Maar als je alles even belangrijk maakt, wordt niks echt goed. En elk zwaartepunt vraagt om een ander programma. Bij hoofd draait het om een helder verhaal en ruimte voor vragen. Bij hart draait het om ontmoeting, verhalen en eerlijkheid. Bij handen draait het om keuzes, eigenaarschap en namen achter acties.
Vang het in één zin
Schrijf je doel op in één zin. Deze formule werkt:
Na afloop [wie] [weet, voelt of doet] [wat], zodat [waarom het ertoe doet].
Bijvoorbeeld: Na afloop weten de raadsleden welke drie keuzes er in de omgevingsvisie op tafel liggen en voelen ze zich uitgenodigd om daar in de commissie scherp op te zijn.
Lukt het niet om die zin te schrijven? Dan ben je nog niet klaar om een programma te maken. Dat klinkt streng, maar het bespaart je later een hoop gedoe.
Die zin is je filter
Heb je de zin, dan heb je meteen je belangrijkste gereedschap. Leg elk onderdeel van je programma ernaast en vraag je af: helpt dit om dat doel te halen?
Die inspirerende spreker die zo goed scoorde op het vorige congres? Mooi, maar past zijn verhaal bij jouw doel? Die workshopronde met vijf parallelle sessies? Levert die iets op voor maandagochtend, of is het vooral bezigheidstherapie?
Schrappen doet soms pijn. Maar een programma met minder onderdelen en een helder doel wint het altijd van een volle dag zonder richting.
Deel de zin met iedereen
Een doel dat alleen in jouw hoofd zit, helpt niemand. Deel die ene zin met je dagvoorzitter, je sprekers, je wethouder of directeur en zelfs met de locatie.
Waarom? Omdat er op de dag altijd dingen anders lopen dan gepland. Een spreker loopt uit, de discussie neemt een onverwachte afslag, de energie zakt eerder in dan verwacht. Als iedereen weet waar je naartoe wilt, kan iedereen in de goede richting improviseren. Een dagvoorzitter die het doel kent, weet wanneer hij een gesprek moet laten lopen en wanneer hij moet ingrijpen.
En check het achteraf
Tot slot: als je weet wat er na afloop anders moet zijn, kun je ook checken of dat gelukt is. Niet met de vraag of de soep lekker was, maar met de vraag of die maandagochtend echt anders was. Daar kom ik later in deze reeks nog uitgebreid op terug.
Begin bij het eind
Een goede bijeenkomst begint dus niet bij de zaal, de sprekers of de bitterballen. Hij begint bij die ene zin.
Sta je voor een congres, teamdag of participatieavond en wil je eens sparren over die zin? Bel of mail me gerust. Ik denk graag met je mee.
Dit is les 1 uit de reeks Lessen uit de zaal: 30 tips voor bijeenkomsten die er echt toe doen. Volgende keer: ken je zaal voordat je een programma maakt.