Lessen uit de zaal #3: heb je een dagvoorzitter nodig, en zo ja welke?
Laat ik beginnen met een bekentenis: ik verdien mijn brood als dagvoorzitter. Mijn advies over de vraag of jij er een nodig hebt, is dus ongeveer zo onpartijdig als een bakker die je vertelt dat je echt meer brood moet eten. Neem het gerust met een korrel zout.
Toch ga ik je iets vertellen wat slecht is voor mijn omzet: niet elke bijeenkomst heeft een dagvoorzitter nodig. En de bijeenkomsten die er wel een nodig hebben, krijgen nogal eens de verkeerde. Meestal omdat de vraag te laat wordt gesteld, ergens tussen de cateringofferte en de naambadges. Dan wordt het: wie kennen we, wie is er nog vrij en wie heeft er een lekkere stem?
In les 1 begonnen we bij het eind: wat moet er na afloop anders zijn? Daar begint ook deze keuze. Een dagvoorzitter is geen versiering, het is een middel. En een middel kies je pas als je weet waarvoor.
Wanneer kun je prima zonder?
Eerlijk is eerlijk, soms is een dagvoorzitter gewoon overbodig.
De bijeenkomst is kort en heeft één helder doel. Een uur informeren over een nieuwe regeling, met twee sprekers en een vragenronde? Dat kan een goede gastheer of gastvrouw uit je eigen organisatie prima dragen.
De groep is klein en vertrouwd. Een team dat elkaar kent en goed samenwerkt, heeft vaak genoeg aan een strakke agenda en iemand die de tijd in de gaten houdt.
Er staat weinig op het spel. Geen gevoelig onderwerp, geen besluit, geen tegengestelde belangen. Dan is het zonde van je budget. Stop dat geld liever in een betere spreker of een langere pauze.
Wanneer wordt het riskant zonder?
Nu de andere kant. Zie je een van deze vijf signalen, dan zou ik er serieus over nadenken.
Er zit spanning op het onderwerp. Op een participatieavond over woningbouw in de wijk kan de projectleider niet tegelijk uitleggen, verdedigen en neutraal het gesprek leiden. Die drie petten passen op één hoofd, maar dan zakken ze wel over de ogen.
De zaal is gemengd. Bewoners, ondernemers, ambtenaren en bestuurders praten alle vier een andere taal. Je hebt iemand nodig die vertaalt, zonder dat iemand zich dom voelt.
Er zit hiërarchie in de zaal. Medewerkers vertellen hun directeur niet zomaar hoe het echt zit. Een buitenstaander kan de vraag stellen die niemand durft te stellen, en die heeft maandag geen functioneringsgesprek.
De dag moet iets opleveren. Een gedeelde agenda, keuzes, afspraken. Hoe meer je wilt oogsten, hoe meer iemand het proces moet sturen.
Jij wilt zelf meedoen. Dit signaal wordt het vaakst vergeten. Wie de dag leidt, kan niet meepraten. Ben je inhoudelijk betrokken, geef het stokje dan weg.
De vier smaken dagvoorzitter
Dagvoorzitter is geen beschermd beroep. Onder dat ene woord zit een heel verschillende club mensen, en elk type heeft zijn eigen kracht en zijn eigen valkuil.
De presentator. Staat er goed, is vlot en houdt de vaart erin, soms met een bekend gezicht als bonus. Sterk op een groot congres waar het vooral om overdracht en beleving draait. De valkuil: zodra de zaal zelf aan het werk moet, blijkt niemand dat proces te kunnen dragen.
De inhoudsdeskundige. Kent het dossier en stelt daardoor scherpe vragen. Sterk op een vakcongres. De valkuil: de eigen mening sluipt erin en de deskundige gaat meedoen aan het gesprek dat juist geleid moest worden.
De procesbegeleider. Ontwerpt het gesprek, leest de groep en stuurt bij. Sterk bij teamdagen, werkconferenties en participatie. De valkuil: veel werkvormen, weinig vuurwerk, terwijl je zaal van driehonderd man misschien vooral een strak podium nodig had.
De eigen collega. Betaalbaar, kent de organisatie en de gevoeligheden. Sterk bij interne bijeenkomsten met weinig risico. De valkuil is de rol: niemand vertelt graag zijn eigen baas dat de spreektijd op is.
Goede dagvoorzitters combineren vaak twee van deze smaken, maar niemand is ze alle vier. Vraag dus niet: wie is goed? Vraag: welke smaak past bij wat er na afloop anders moet zijn?
Zo scheid je het kaf van het koren
Een showreel laat de beste twee minuten van iemands carrière zien. Daar leer je weinig van. Een kennismakingsgesprek veel meer.
Let eerst op wat de ander jou vraagt. Begint iemand over doel, deelnemers en gevoeligheden? Prima teken. Gaat het vooral over wat die persoon allemaal heeft gedaan? Dan weet je ook hoe de dag eruitziet.
Vraag: wat doe je als we een half uur uitlopen? Je wilt geen theorie horen, je wilt horen wat er geschrapt wordt, wie dat beslist en hoe de zaal dat merkt.
Vraag: wat doe je als één iemand de zaal kaapt? Boze inwoner, doorpratende hoogleraar, het maakt niet uit. Luister of het antwoord respect voor die persoon combineert met bescherming van de rest van de zaal.
Vraag: wat zou jij aan ons programma veranderen? Een goede dagvoorzitter durft te schrappen, ook als je daar niet om vroeg. Vindt iemand alles geweldig, dan heb je een uitvoerder ingehuurd en geen sparringpartner.
Bel daarna ook nog even een referentie. En vraag dan niet of het leuk was, maar wat er door die dagvoorzitter anders liep dan zonder.
Haal je dagvoorzitter vroeg aan boord
Tot slot het goedkoopste advies uit dit artikel: boek op tijd. Een dagvoorzitter die pas binnenkomt als het programma gedrukt is, kan alleen nog uitvoeren. Eentje die meedenkt als het programma nog kneedbaar is, voorkomt de problemen die je anders op het podium moet oplossen.
Twijfel je of jouw bijeenkomst een dagvoorzitter nodig heeft, of welke smaak daarbij past? Bel me gerust om even te sparren. En als ik denk dat je zonder kunt, dan zeg ik dat ook. Slecht voor mijn omzet, goed voor mijn slaap.
Volgende week: Ken je zaal voordat je een programma maakt. Want je kunt de mooiste dag ontwerpen, voor de verkeerde mensen.