Lessen uit de zaal #2: ken je zaal voordat je een programma maakt
Elk programma wordt gemaakt voor een zaal. Alleen bestaat die zaal vaak vooral in het hoofd van de organisator. Daar zitten nieuwsgierige, uitgeruste mensen die precies weten waarom ze er zijn en zin hebben in de dag. Dan gaan de deuren open en komt de echte zaal binnen. Die heeft net een reorganisatie achter de rug, is er omdat het in de agenda stond en heeft al drie keer eerder gehoord dat het deze keer echt anders wordt.
Het verschil tussen die twee zalen is het verschil tussen een dag die landt en een dag die over de hoofden heen gaat.
In les 1 begonnen we bij het eind: wat moet er na afloop anders zijn? Deze les gaat over de vraag die daar direct achteraan komt: bij wie moet het anders worden? Want je kunt de mooiste dag ontwerpen, voor de verkeerde mensen.
De deelnemerslijst is niet je zaal
Een aanmeldlijst vertelt je wie er komt, niet wie er zit. Op papier staat 120 medewerkers sociaal domein. In de zaal zitten veertig mensen die dit onderwerp al jaren dragen, vijftig die er net mee beginnen, twintig die liever aan hun bureau waren gebleven en tien leidinggevenden waar iedereen stiekem naar kijkt zodra er een vraag wordt gesteld.
Dat zijn vier zalen in één ruimte. Met een programma voor de medewerkers bedien je er hooguit één.
Zes vragen over je zaal
Voordat je ook maar één spreker belt, wil je op deze vragen een antwoord hebben.
Waarom zijn ze er? Vrijwillig, verplicht of omdat het nu eenmaal zo hoort? Iemand die zichzelf heeft aangemeld, gaat anders zitten dan iemand die door de teamleider is gestuurd. Verplichte deelnemers moet je eerst nog winnen, en daar begin je maar beter in de eerste tien minuten mee.
Wat weten ze al? Niets is zo dodelijk als uitleg aan mensen die het allang weten. Behalve misschien vakjargon voor mensen die het nog niet weten. Zit er veel verschil in kennis in de zaal, dan moet je programma daar een antwoord op hebben.
Hoe staan ze erin? De vraag die het vaakst wordt overgeslagen en het meest bepaalt. Is er net bezuinigd? Schuurt het tussen twee afdelingen? Heeft de wijk het gevoel dat de gemeente toch al besloten heeft? Die stemming loopt gewoon mee naar binnen, of jij er nu rekening mee houdt of niet.
Wat hebben ze eerder meegemaakt? Was de vorige teamdag een feest, of een middag post-its waar nooit meer iets mee gebeurde? Mensen vergelijken altijd. Zorg dat jij weet waarmee.
Wie zit er naast wie? Hiërarchie, verschillende partijen, mensen die elkaar al twintig jaar kennen of juist nog nooit gezien hebben. Dat bepaalt wat mensen hardop durven te zeggen, en tegen wie.
Wat willen zij eruit halen? Dus niet wat jij wilt dat ze meenemen, maar wat ze zelf hopen. Soms ligt dat dicht bij elkaar. Soms is het een wereld van verschil, en dan weet je dat liever vooraf dan om kwart over drie.
Zo leer je je zaal kennen
Het goede nieuws: hier heb je geen onderzoeksbureau voor nodig. Een paar uur en een flinke dosis nieuwsgierigheid zijn genoeg.
Bel vijf deelnemers. Niet de organisator, maar mensen die straks echt in de zaal zitten. Kies ze bewust verschillend: een fan, een criticus, een nieuwkomer. Vraag wat ze verwachten, waar ze tegenop zien en wanneer de dag voor hen geslaagd is. Na vijf gesprekken hoor je de patronen al.
Stel één vraag bij de aanmelding. Wat hoop je mee te nemen? Of: welke vraag moet er deze dag beantwoord worden? Niet iedereen vult het in, maar je krijgt genoeg om je programma op te slijpen. Bonus: je zet deelnemers al aan het denken voordat ze binnenkomen.
Praat met de mensen die de zaal echt kennen. De teamleider, de secretaresse, de wijkagent, de collega die al jaren meedraait. Zij weten wat er speelt, ook wat niet in de stukken staat.
Vraag door bij je opdrachtgever. Hoe is de sfeer? levert meestal een beleefd prima op. Vraag liever: wat kan er misgaan? Welke vraag hoop je dat niemand stelt? Daar zit vaak het echte verhaal.
En dan? Doe er iets mee
Kennis over je zaal is pas iets waard als je programma erdoor verandert. Een paar voorbeelden.
Je opening sluit aan bij de stemming. Zit er frustratie in de zaal, benoem die dan in de eerste minuten. Wie de olifant negeert, praat de hele dag tegen een olifant aan.
Je schrapt wat niemand nodig heeft. Uitleg die iedereen al kent, maakt plaats voor het gesprek dat mensen wel willen voeren.
Je kiest werkvormen die passen. Een groep die elkaar nog niet kent, gooi je niet meteen in een discussie over gevoelige keuzes. Een zaal vol hiërarchie geef je liever een manier om anoniem te reageren.
Je briefing klopt. Sprekers en dagvoorzitter hoor je voor te bereiden op wie er zit, niet op wie er is uitgenodigd.
Kennen is nog geen lezen
Nog één kanttekening. Hoe goed je je zaal vooraf ook kent, op de dag zelf zit er altijd een verrassing tussen. Een incident van vorige week, een wethouder die toch komt, een trein die niet reed. Voorbereiding vervangt het lezen van de zaal niet, maar het maakt het wel een stuk makkelijker. Wie weet wat er kan spelen, ziet sneller wanneer het speelt.
Ben je een bijeenkomst aan het voorbereiden en twijfel je of je je zaal goed genoeg kent? Bel me gerust om even te sparren. Vaak zijn een paar goede vragen genoeg om je programma een stuk scherper te maken.
Volgende week: de briefing. Wat je dagvoorzitter en sprekers echt moeten weten, en wat ze meestal nooit te horen krijgen.